Документ «Заказ покупателя» предназначен для фиксации договоренности с покупателем о приобретении товаров.
Этапы составления документа «Заказ покупателя».
- Получение менеджером отдела продаж заявки от клиента, в которой он указывает перечень необходимых товаров/ изделий и их параметры, которая поступает:
— по телефону;
— по электронной почте;
— прочее.
- Составление документа «Заказы покупателей».
2.1 Если сотрудник имеет доступ к полному интерфейсу базы, то открытие документа происходит в следующей последовательности:
2.1.1 Меню «Документы»/ вкладка «Продажи»/ документ «Заказы покупателей».
2.1.2 Нажатие кнопки «Добавить документ».
2.2 Если сотрудник пользуется интерфейсом «Управление продажами», то документ открывается следующим образом:
Меню «Заказы»/ документ «Заказы покупателей».
2.3 Заполнение необходимых реквизитов:
2.3.1 Поле «Дата» — документ заполняется текущей датой, которая выставляется автоматически.
2.2.2 Поле «Организация» — указывается организация, которая принимает заказ.
2.3.3 Поле «Контрагент» — название контрагента, который делает заказ (устанавливается из раскрывающегося списка, путем внесения кода контрагента или части его названия).
2.3.4 Поле «Договор» — указывается договор с контрагентом.
Данное поле требует обязательной проверки, поскольку в результате настроек по данному контрагенту может быть установлен один из договоров как основной, который будет отображаться автоматически. Если же необходимо указать другой договора, это делается вручную посредством выбора из списка существующих договоров.
2.3.5 Поле «Отгрузка» — указание предполагаемой даты отгрузки по заказу.
2.3.6 Поле «Оплата» — указание предполагаемой даты оплаты товара по заказу.
2.3.7 Поле «Б/счёт, касса» — указание расчетного счета банка либо кассы, куда должны зайти деньги от клиента в счет оплаты заказа.
2.3.8 Вкладка «Товары» — внесение данных по запрашиваемой номенклатуре, которое производится с помощью кнопки «Добавить».
2.3.8.1 Поле «Номенклатура» — добавление необходимого товара, который может вноситься по коду товара, наименованию либо из раскрывающегося списка.
2.3.8.2 Поле «Количество» — внесение данных о количестве товара.
2.3.8.3 Поле «Единица измерения» — в документе по умолчанию устанавливается тонна (т), но при необходимости из списка единиц измерения можно выбрать другую единицу измерения (мп., мкв., шт. и пр.), предварительно проверив ее внесение в карточку номенклатуры.
2.3.8.4 Поле «Цена» — в данное поле вносится согласованная с покупателем цена товара.
Цена покупателя определяется на основании установленного принципа ценообразования, который может зависеть от вида стали, ее происхождения, рыночной стоимости, политики компании и пр. Таким образом, цена может вноситься вручную, на основании прайса либо согласно типа установленных цен.
2.3.8.5 Поле «Сумма» — подсчитывается автоматически после внесения количества и цены.
2.3.8.6 Поле «Размещение» — предназначено для резервирования товара -возможно внесение информации о месте размещения продукции/товара по нескольким складам.
2.3.9 После заполнения всех полей документ необходимо записать с помощью кнопки «Записать»:
2.4. Когда работа с документом завершена (заполнены все поля) документ необходимо провести- кнопка «ОК».
Документ «Заказы покупателей» возможно также сформировать на основе отчета «Анализ наличия товаров» при условии наличия товаров на остатках.
После указанных действий необходимо только заполнить пустые поля документа как приведено выше.
- Выставление счёта клиенту.
Счет клиенту выставляется с помощью печатной формы документа «Заказы покупателей».
Для этого необходимо нажать на кнопку «Печать» и выбрать печатную форму «Счет — фактура».
Печатная форма Счет — фактуры имеет следующий вид:
