Для внесения нового контрагента в базу 1С 8 необходимо выполнить следующий ряд действий:
- Открыть справочник «Контрагенты».
- На панели функций нажать кнопку «Добавить».
- Заполнить поле «Наименование» — сначала необходимо указать название контрагента, а после форму его собственности. Название контрагента рекомендуется вносить без кавычек.
После того, как будут внесены данные о новом контрагенте, автоматически заполнится и поле «Полное наименование».
В поле «Полное наименование» вносится максимально точная информация, но при необходимости бухгалтер имеет возможность внести свои коррективы после получения полной информации по контрагенту.
- Установка принадлежности нового контрагента (не резидент/покупатель/поставщик).
- Заполнение поля «Группа контрагентов», исходя из принадлежности контрагента к той или иной группе (папке контрагентов)
- После проведения записи, активными станут следующие вкладки для внесения данных:
- На вкладке «Счета» существует возможность добавления банковского счёта по контрагенту (информация вносится после получения пакета документов по контрагенту согласно п.5 данной инструкции)
Также на данной вкладке автоматически создаётся договор по контрагенту — по умолчанию «Основной договор».
- Открыв данный договор двойным кликом по левой кнопке мышки, можно вносить в нём свои изменения.
В первую очередь необходимо поменять название договора
- Поля «Номер», «от» и «Срок действия» заполняются бухгалтером вручную на этапе подписания договора с контрагентом. Срок действия – дата окончания действия договора.
- Вкладка «Общие», поле «Взаиморасчёты ведутся» — по умолчанию выбивается «По договору в целом», но в случае другой разновидности взаиморасчётов, возможно внесение изменений. Информация в данном поле влияет на ведение налогового учета.
Поле «Вести по документам расчетов с контрагентами» — поле «упр. учет» заполняется в случае, если договор с покупателем.
Галочку «бух. учет» бухгалтер заполняет по необходимости.
- Поле «Валюта» — выбор валюты, в которой будут вестись взаиморасчёты по данному договору.
- Поле «Вид взаиморасчётов» — указывается форма, в которой ведутся расчёты – Нал или Безнал.
- Вкладка «Дополнительно», поле «Основная статья» — нужно выбрать статью, которая будет использоваться в последующем при проведении оплат по данному контрагенту. В данном случае выбираем статью «Оплата покупателя» (для поставщика это «Оплата поставщику»).
Выбор происходит посредством выбора из списка:
- По каждому контрагенту можно вносить несколько договоров с помощью кнопки «Добавить».
Это является необходимым в таких случаях:
— когда один контрагент выступает и покупателем, и поставщиком. В данном случае ставятся 2 галочки (покупатель, поставщик) и вносятся 2 договора;
— если взаиморасчёты с данным контрагентом ведутся в наличной, и безналичной форме;
— если во взаиморасчётах с контрагентом используется несколько валют (к примеру, грн. и доллар).
Данный перечень может быть расширен, исходя из специфики взаимоотношений с контрагентом.
- После записи и проведения вновь созданный контрагент с его договорами отображается в общем перечне.
В данной инструкции описано заполнение основных полей, необходимых для проведения сделок с контрагентами.
На закладках «Общие», «Дополнительно», «Скидки», «Свойства», «Категории» остались поля, не описанные в данной инструкции, что связано с более детализированным учетом, который возможно будет реализовываться в дальнейшем, исходя из политики взаимоотношений с контрагентами.
