Авансовый отчет – отчет об использовании денежных средств подотчетным лицом.
Путь:
Данный документ имеет ряд реквизитов к заполнению:
- Дата
- Отразить в
необходимо выбрать в каких системах учета (управленческом и/или бухгалтерском) будет отображен документ;
- Организация
данные нужно брать из справочника «Организации»;
- На склад (по ордеру)
необходимо указать на какой склад поступили товары;
если поступление товаров было оформлено ранее с помощью документа «Приходный ордер на товары», то нужно выбрать пункт «по ордеру», нажав на троеточие, и указать на основании какого именно ордера проводится «Авансовый отчет»;
- Физ. лицо
в данном поле нужно указать какому лицу ранее были выданы наличные средства под отчет;
- Назначение (не обязательно)
В данном поле можно указать для каких целей ранее были выданы деньги.
Далее необходимо заполнить оставшиеся поля по вкладкам:
- Авансы
В этой вкладке необходимо указать, на основании какого документа подотчетное лицо получило денежные средства. Важно: их можно добавить больше одного!
Нажмите на значок «Т» и выберете вид документа. После этого откроется окно с перечнем этих документов по подотчетнику, просто выберете нужный Вам. Остальные данные программа заполнит сама.
В этой вкладке указывается приобретенный подотчетным лицом товар.
По каждому товару указывается: номенклатура (в справочнике «Номенклатура»), количество, цена, остальные необходимые поля заполняются автоматически. Можно также указать поставщика, договор (или сделку), на основании которого приобретен товар, вид входящего документа, его дату и номер.
- Тара
В этой вкладке указывается приобретенная подотчетным лицом тара.
По каждому типу тары указывается: номенклатура (в справочнике «Номенклатура»), количество, цена, поставщика, договор (или сделку), на основании которого приобретена тара, остальные необходимые поля заполняются автоматически. Можно также указать вид входящего документа, его дату и номер.
- Оплата
В этой вкладке указываются затраты подотчетного лица на оплату поставщикам.
По каждой оплате указывается: поставщик, договор (или сделка), на основании которого приобретена тара, сумма, ставка НДС, остальные необходимые поля заполняются автоматически. Можно также указать вид входящего документа, его дату и номер, содержание документа, является ли эта оплата платежом за тару, является ли эта оплата платежом за поставку основных фондов.
- Прочее
В этой вкладке указываются такие расходы подотчетного лица, как командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и так далее.
По каждой затрате указывается: содержание затраты, сумма оплаченной затраты, статья затрат (в справочнике «Статьи затрат»), Счет бухгалтерского учёта, если ране был поставлена галочка в поле «Отобразить в…». Можно также указывать: наименование документа, который служит основанием затрат, его номер и дату, контрагента и договор (сделку) по нему, номенклатуру (например, для отображения вида приобретенного топлива), являются ли эти затраты суточными, подразделение и подразделение организации, заказ, на основании которого возникают данные затраты, вид аналитики, объект строительства, его аналитический счет и название проекта, отметка про командировку заграницу и дальнейшая детализация по суточным затратам.
- Дополнительно
В этой вкладке можно указать:
- Подразделение, к которому относиться подотчетное лицо,
- Ответственного за проведение данного документа.
На основании данного документа можно распечатать «Авансовый отчет».
